Objetivos de aprendizaje
Al finalizar esta sección, usted podrá:
- Acceder a las aplicaciones de Google Workspace
- Describe las funciones clave dentro de los menús estándar de Google
- Crear, abrir y guardar un documento
El grupo de programas de Google, llamado Google Workspace , incluye aplicaciones similares a las de Microsoft Office. Sin embargo, una diferencia clave entre los programas de Google y los de Microsoft es que Google es una plataforma basada únicamente en la nube.
Esto significa que se accede a los programas a través de la nube y no se instalan en su computadora o dispositivo. Google lanzó su plataforma por primera vez en 2006 como Google Apps para su Dominio.
Google ha renombrado la colección de aplicaciones, primero como Google Suite y luego como Google Workspace, como se llama hoy. Muchos de los programas en Google Workspace son gratuitos, pero hay algunos programas y funciones adicionales disponibles para empresas por una tarifa. También puede pagar para tener almacenamiento adicional en la nube a través de Google. Muchas escuelas y universidades utilizan una versión educativa de Google llamada Google Classroom.
En su puesto en WorldCorp, trabaja estrechamente con un equipo de seis colegas del departamento de marketing. El líder del equipo ha decidido que, para el trabajo en equipo interno, utilizará la suite de productos de Google por sus avanzadas funciones de colaboración. Además, la facilidad de uso de los productos de Google los hace ideales para trabajar con otros miembros de su pequeño equipo de marketing.
Descripción general de Google Workspace
Google Workspace consta de varias aplicaciones útiles en el entorno laboral. Quizás estés más familiarizado con sus herramientas de comunicación y programación (Gmail y Google Calendar, que se describen en Aplicaciones de comunicación y calendario). Google también ofrece un conjunto de aplicaciones similares a las de Office, que incluyen software para procesamiento de textos (Google Docs), hojas de cálculo (Google Sheets) y presentaciones (Google Slides).
Una característica distintiva de las aplicaciones Documentos, Hojas de Cálculo y Presentaciones de Google es que tu trabajo se guarda automáticamente en la nube. Esta función de guardado automático ayuda a prevenir la pérdida accidental de archivos. Google también mantiene un historial de todas las versiones del archivo, así que si necesitas restaurar una versión anterior o consultar el historial de un cambio de formato, puedes ver esa información en el Historial de versiones, que se explicará más adelante en esta sección.
Aunque cada aplicación tiene propósitos específicos y realiza tareas diferentes, algunas funciones son comunes a toda la suite de productos de Google. Estas incluyen funciones esenciales como abrir y guardar archivos, formatear fuentes y espaciar, insertar objetos como imágenes y acceder a ayuda para aprender nuevas habilidades dentro del software.
Acceso y mantenimiento de productos de Google
Para acceder a los productos de Google, primero debe crear una cuenta y adquirir el programa de correo electrónico gratuito Gmail. Puede acceder a él a través de google.com. Una vez que haya creado una cuenta de Gmail, tendrá acceso a todas las aplicaciones de Google.
Dado que el software reside en línea en lugar de descargarse en tu dispositivo, el mantenimiento está automatizado: Google publica actualizaciones periódicamente a medida que se incorporan nuevas funciones y mejoras. Cada vez que se implementan actualizaciones, normalmente recibirás un aviso junto con un resumen y una guía de los cambios. Te recomendamos leer estas explicaciones, ya que te permitirán aprovechar las nuevas funciones a medida que se publiquen.
Aplicaciones
Una vez configurada una cuenta de Gmail, puede acceder a las aplicaciones de Google abriendo el navegador Google Chrome o cualquier otro navegador. Para ello, acceda a google.com e inicie sesión en su cuenta. En la esquina superior derecha, verá nueve puntos dispuestos en una matriz de 3 × 3, como se muestra en la Figura 2.39 . Al hacer clic en los puntos, se abre un menú con todas las aplicaciones de Google .
Verá dos secciones de ofertas. En la primera, que se muestra en la Figura 2.40a , puede acceder a la configuración de su cuenta de Google y usar herramientas comunes como el buscador de Google para búsquedas en internet, Maps para localizar lugares y navegar por sus viajes, Play para acceder a aplicaciones en su dispositivo móvil, Meet para reuniones en línea, Drive para almacenar sus archivos, Gmail para el correo electrónico y Calendario para programar.
La segunda sección incluye las ofertas que se centran en este curso. Verá varias aplicaciones, como Documentos y Hojas de Cálculo. Si desea crear una presentación, seleccione la opción Presentaciones de Google, como se muestra en la Figura 2.40 b.
Como la mayoría de las suites de aplicaciones, Google amplía y modifica constantemente su oferta. Las aplicaciones más antiguas pueden descontinuarse con el tiempo, mientras que las más populares se actualizan periódicamente. La Tabla 2.6 ofrece un resumen de la oferta de Google. En este curso, nos centraremos principalmente en Documentos, Hojas de Cálculo y Presentaciones de Google.
| Solicitud | Tipo | Descripción |
| Documentos | Procesamiento de textos | Crear documentos como informes, memorandos y agendas. |
| Hojas | Hoja de cálculo | Cree hojas de cálculo basadas en datos para almacenar y analizar datos. |
| Diapositivas | Presentaciones | Cree presentaciones de diapositivas, por ejemplo, para una reunión de trabajo o una presentación para un cliente. |
| Gmail | Correo electrónico | Enviar y recibir correos electrónicos |
| Calendario | Calendario | Programe eventos individuales y reuniones colaborativas |
| Buscar | Búsqueda en Internet | Busque en Internet basándose en términos de búsqueda |
| Mapas | Mapas y navegación | Proporcionar instrucciones de navegación según la ubicación o dirección |
| Jugar | Tienda de aplicaciones | Lista de aplicaciones en dispositivos Android que están disponibles para descargar |
| Encontrarse | Reuniones en línea | Videoconferencia con otros |
| Conducir | Almacenamiento de archivos | Almacenar archivos; similar a OneDrive; el almacenamiento basado en la nube para archivos en Google |
| Contactos | Información del contacto | Organizar y almacenar información de contacto, como direcciones de correo electrónico y números de teléfono de personas. |
| Aula | Interfaz educativa | Cree una interfaz de aula para compartir archivos, entregar tareas y tener debates en clase virtualmente. |
Descripción general del menú
Como ya has visto, todas las aplicaciones de Google Workspace comparten algunas características y funciones generales que se encuentran en los menús. Aunque existen ligeras diferencias entre ellas, todas contienen estos menús esenciales: Archivo, Editar, Ver, Insertar, Formato, Herramientas, Complementos o Extensiones y Ayuda, como se muestra en la Figura 2.41 . Estos menús son similares a las pestañas de Office, pero en Google se denominan menús.
No solo existen similitudes entre las distintas aplicaciones de Google, sino que muchas de las opciones del menú también son similares a las que aprendiste en Fundamentos de Microsoft Office . A medida que avances en el curso, aprenderás y practicarás la mayoría de las funciones específicas de cada menú. Aquí nos centraremos en las funciones compartidas esenciales.
Menú Archivo
El menú Archivo se utiliza para abrir archivos en Drive, crear nuevos archivos e imprimir materiales. Además, la opción “Disponible sin conexión” permite trabajar con archivos cuando no se tiene acceso a internet. (Ver Figura 2.42 ).
El menú Archivo también incluye herramientas para guardar y exportar archivos en diferentes formatos. Docs y Sheets son compatibles con sus homólogos de Microsoft, por lo que los usuarios pueden trabajar con un archivo de Word o Excel en Docs o convertirlo a un archivo de Google. Esto aparece en el menú como el comando “Guardar como Google Docs”. Los archivos de Google se pueden abrir y editar desde Drive en una ventana del navegador.
Recuerda que Google guarda automáticamente tu trabajo en la nube. Si quieres guardar archivos localmente o en otras ubicaciones, deberás usar el comando “Descargar “, que te permite exportar la versión actual del documento a tu ordenador como documento de Word, hoja de cálculo de Excel, PDF o cualquier otro formato.
Enlace al aprendizaje
Si tienes un smartphone, probablemente ya uses la nube para capturar tus mensajes de texto y otras actividades que realizas en él. La nube ha adquirido cada vez mayor importancia en el mundo empresarial, y es útil comprender su funcionamiento. Para saber más, mira este video de Scientific American sobre qué es la nube y cómo influye en nuestras vidas .
El comando Descargar abre el menú que se muestra en la Figura 2.43 . En el ejemplo de Diapositivas, una de las opciones de descarga permite descargar la presentación como archivo de PowerPoint.
El menú Archivo también le permite explorar la configuración de su documento. Puede usar el comando Correo electrónico para enviar el archivo a uno o más colaboradores. La opción Detalles del documento contiene las estadísticas y los datos técnicos del archivo. El comando Configurar página permite modificar el tamaño o el formato del papel; al igual que en Word, puede configurar la orientación de su documento en vertical u horizontal.
Las dos herramientas más importantes del menú Archivo son Historial de versiones y Compartir. El Historial de versiones es una función exclusiva de Documentos. Cada vez que realizas un cambio en un archivo, Google guarda automáticamente el documento, conservando varias versiones del mismo. El Historial de versiones te permite volver a una versión anterior de un archivo o simplemente consultar versiones anteriores como referencia.
El comando Compartir permite al propietario de un documento invitar a otros a trabajar en él. Se utiliza para etiquetar o agregar colaboradores que puedan leer, comentar, desarrollar o editar el archivo.
Si desea crear una copia de un archivo existente, puede usar el comando ” Guardar una copia” . Como se muestra en la Figura 2.44 , este comando le permite crear una copia de su documento y guardarla con otro nombre. Puede guardarla en Drive, que usa la nube, como se explicó. O bien, puede guardar el archivo en su disco duro, pero sus archivos están más seguros en la nube, y usar el almacenamiento en la nube le permite liberar espacio en su dispositivo local.
Abrir un archivo existente
Para abrir una presentación existente en Presentaciones, primero ve a Drive (llamado Mi Unidad en tu computadora). Verás tus presentaciones guardadas recientemente en la parte superior. Incluso si trabajas sin conexión, tendrás acceso a tus archivos. Si no ves tu presentación, haz clic en “Recientes” en Mi Unidad en el panel izquierdo o desplázate hacia abajo.
La Figura 2.45 muestra una página típica de Drive. Tus presentaciones más recientes se mostrarán en la parte superior y, debajo, encontrarás todos los archivos que creaste con alguna de las aplicaciones de Google. Haz clic en tu presentación para abrirla.
Creando un nuevo archivo
En el menú Archivo, al seleccionar Nuevo, se abre un menú, como se muestra en la Figura 2.46 . Puede seleccionar una nueva plantilla de Presentación desde, un nuevo Documento, una nueva Hoja de cálculo, un nuevo Formulario o un nuevo Dibujo.
Después de seleccionar el tipo de archivo que desea crear, aparecerá un archivo en blanco de ese tipo en la pantalla. El documento se abrirá con un nombre predeterminado según el programa. Por ejemplo, un documento nuevo tendrá el nombre predeterminado “Documento sin título” y este aparecerá en la parte superior de la pantalla (ver Figura 2.47 ). Para cambiar este nombre, haga doble clic en el título actual en la parte superior de la pantalla. Esto resaltará las palabras “Documento sin título” para que pueda eliminarlo y cambiar el nombre del archivo. También puede acceder al comando “Cambiar nombre” en el menú Archivo. El proceso es el mismo para Hojas de cálculo y Presentaciones.
Google también ofrece una amplia variedad de plantillas. Puedes crear un archivo nuevo usando una plantilla de forma similar a como se usan las plantillas en Office. Las plantillas son un excelente punto de partida si estás diseñando un documento o archivo especializado, como una factura o una hoja de cálculo de presupuesto. También pueden ser útiles para trabajos más creativos, como el diseño de folletos. Las plantillas te sirven como punto de partida y puedes personalizarlas según tus necesidades. Para acceder a las plantillas de Google para cada programa, utiliza el menú desplegable junto al nombre del programa al seleccionar “Nuevo” (ver Figura 2.48 ).
Imprimir un archivo
El comando Imprimir en Google se encuentra en el menú Archivo. También hay dos atajos para imprimir un archivo: Ctrl+P o el icono de la impresora en la barra de herramientas. Al seleccionar Imprimir, se abrirá una ventana con configuraciones similares a las de Office ( Figura 2.49 ). Puede administrar las distintas configuraciones de impresión, como el número de copias, la orientación y el tamaño del papel. Al igual que en Office, también podrá obtener una vista previa del archivo que está imprimiendo.
Editar menú
El menú Editar contiene las opciones habituales: Deshacer, Rehacer, Cortar, Copiar, Pegar, Eliminar, Duplicar, Seleccionar todo y Buscar y reemplazar. Al hacer clic en Buscar y reemplazar, se abre la ventana que se muestra en la Figura 2.50 . Escriba una palabra del archivo. Cada vez que aparezca, confirme si desea reemplazarla por otra. Aunque el corrector ortográfico detectará la mayoría de las palabras mal escritas, si, por ejemplo, ha escrito mal un título o un nombre en todo el archivo, usar Buscar y reemplazar es una forma eficaz de asegurarse de detectar todos los errores.
El menú Editar de cada aplicación es similar. La Figura 2.51 muestra el menú Editar.
Ver menú
El menú Ver controla cómo se muestra el documento o archivo en la pantalla, permite mostrar ciertos componentes y configurar tres modos diferentes en Docs: Edición , Sugerencias y Visualización . El modo predeterminado es Edición, que permite editar el documento directamente. El modo Sugerencias es similar al Control de cambios de Word, como se muestra en la Figura 2.52 . En este modo, los cambios que escribe en el documento se convierten en sugerencias en lugar de ediciones. Puede aceptar cada cambio haciendo clic en la marca de verificación o rechazarlo seleccionando la X. También puede agregar comentarios a las ediciones, lo cual es especialmente útil cuando colabora con otros en un documento.
En Hojas de Cálculo, puede usar el menú Ver para mostrar o no las líneas de cuadrícula, o para mostrar una regla en la parte superior. En Presentaciones, use el menú Ver para ver la presentación, ampliarla si es necesario o mostrar las notas del orador. La Figura 2.53 muestra los diferentes menús Ver de cada aplicación.
Insertar menú
El menú Insertar permite insertar diversos elementos en un archivo. Las distintas aplicaciones ofrecen opciones que se adaptan mejor a sus propósitos y usos (véase la Figura 2.54 ). En Documentos, el menú Insertar permite insertar imágenes, notas al pie, encabezados y números de página. En Hojas de cálculo, las opciones de inserción incluyen columnas/filas, gráficos y fórmulas. Finalmente, Presentaciones ofrece opciones para insertar tablas, dibujos, cuadros de texto y WordArt. En otros capítulos se abordará el menú Insertar con más detalle.
Menú Formato
El menú Formato permite modificar la apariencia visual de la mayoría de los elementos de un documento, hoja de cálculo o diapositiva. En Documentos, se suele formatear el texto, la configuración de párrafos, el espaciado y el diseño. En Hojas de Cálculo, se formatea la información de las celdas y se aplica formato condicional según reglas específicas. En Presentaciones, el menú Formato es muy similar al de Documentos. Para ver las diferencias entre los menús Formato, consulte la Figura 2.55 .
Menú Herramientas
El menú Herramientas es donde encontrará las herramientas que necesita para garantizar la calidad de su documento, hoja o diapositiva. Examinemos algunas de las ofertas de Documentos, que se muestran en la Figura 2.56 . “Ortografía y gramática” le permite verificar palabras mal escritas, garantizar que las frases y oraciones sean gramaticalmente correctas y crear un diccionario personal al que puede agregar nombres o palabras de uso frecuente que no estén en un diccionario estándar. También hay herramientas para verificar rápidamente asuntos editoriales, como contar la cantidad de palabras en su documento o ver una lista de objetos vinculados. Observe cómo el menú también incluye atajos de teclado. El menú Herramientas también ofrece la opción de escribir por reconocimiento de voz e incluye configuraciones de accesibilidad como la capacidad de usar un lector de pantalla para leer el texto en una página en voz alta y una lupa para ver el contenido a gran escala. El menú Herramientas entre las tres aplicaciones de Google es muy similar.
El menú Herramientas también permite configurar las preferencias estándar de la aplicación de Google. Las opciones generales permiten, entre otras funciones, capitalizar automáticamente las palabras iniciales, aplicar automáticamente ciertos estilos de comillas y ejecutar el corrector ortográfico en segundo plano. En la sección Sustituciones, se puede configurar el formato automático de ciertos elementos introducidos manualmente, como las fracciones. Véase la Figura 2.57 .
Menú de complementos o extensiones
El menú Complementos es donde encontrarás programas adicionales que puedes usar para funciones adicionales compatibles con Google. Por ejemplo, en Documentos, si necesitas trabajar en un documento con muchas fórmulas y ecuaciones matemáticas, puedes instalar un complemento como MathType, que ofrece funciones que van más allá de la función de ecuaciones de Documentos. También puedes instalar Box, una aplicación de almacenamiento e intercambio de archivos en la nube, para compartir archivos con colegas o clientes.
Menú de ayuda
El menú Ayuda es muy claro: contiene toda la información disponible sobre cada aplicación de Google, así como la letra pequeña de las condiciones de uso para consumidores y empresas. Puede buscar contenido relacionado con su pregunta y acceder a materiales de formación en el menú Ayuda (véase la Figura 2.58 ). Docs también ofrece al usuario un cuadro de diálogo con una lista de todos los atajos de teclado. El menú Ayuda de cada aplicación de Google es similar al de Docs.
Otros menús
Algunos productos de Google tienen menús específicos de la aplicación. Por ejemplo, Hojas de Cálculo incluye un menú Datos para facilitar el formato y la organización de los datos. Presentaciones incluye una pestaña Diapositivas, con diversas opciones específicas para la página de la presentación, y un menú Organizar para organizar las distintas diapositivas de la presentación. Aprenderá a usar estas funciones específicas del menú a medida que practique el software más adelante en el curso.
Este material ha sido traducido del original que se encuentra en: https://openstax.org/books/workplace-software-skills/
