Objetivos de aprendizaje
Al finalizar esta sección, usted podrá:
- Utilice el menú Herramientas y la funcionalidad de colaboración
Google Docs cuenta con muchas funciones atractivas, pero una de sus mayores ventajas como procesador de textos es su capacidad para facilitar la colaboración entre múltiples usuarios. A la gente le gusta usar Docs por la facilidad para compartir documentos, etiquetar contactos e insertar comentarios en línea, ya que estas funciones facilitan el trabajo en equipo. Microsoft Office también ofrece estas funciones, pero como Google es gratuito, muchas personas y pequeñas empresas lo prefieren. Sin embargo, muchas empresas usan ambos porque algunas funciones funcionan mejor en un producto y otras en el otro. Las funciones de colaboración de Google han formado parte de las aplicaciones desde su creación. Estas funciones permiten que otros usuarios vean las ediciones en tiempo real. En los primeros borradores del informe de tendencias del mercado, utilizará Docs para la colaboración, ya que muchos en su departamento están más familiarizados con las funciones colaborativas de Docs.
En esta sección, tomará su informe de tendencias de mercado y aprenderá cómo trabajar en él con otros empleados de WorldCorp, haciendo que inserten y verifiquen los datos que necesita para completar su tarea.
Aplicación en el mundo real
Reconociendo a los colaboradores
El poder colaborativo de las aplicaciones actuales es incomparable. Las capacidades de Internet han impulsado nuevas formas de colaboración, y las aplicaciones las han incorporado para ofrecer funciones colaborativas en diversas suites, incluidas las dos que se describen en este libro: Microsoft Office y Google Workspace. No solo se pueden aprovechar las capacidades de integración de estas suites, sino que también se pueden crear y modificar estos archivos y documentos entre personas y equipos.
Si bien esta colaboración es sencilla, no es tan obvio cómo reconocer a los colaboradores que contribuyen a estos archivos. La colaboración a través de internet facilita el reconocimiento de los colaboradores, ya que se pueden rastrear los historiales y versiones de los usuarios. Dependiendo del propósito del documento, es posible que se incluyan o no sus autores y colaboradores. Es importante seguir el protocolo establecido por la empresa al identificar y reconocer formalmente a los colaboradores; en cualquier caso, siempre se debe reconocer, como mínimo, las contribuciones de forma informal. Esto puede hacerse por correo electrónico al presentar el archivo o verbalmente durante una presentación.
Menú Herramientas y Colaboración
Las opciones del menú Herramientas incluyen ortografía y gramática, citas, el comando Explorar, herramientas para revisar cambios en el modo Sugerencias y el diccionario. El menú Herramientas de Documentos contiene algunas de las mismas herramientas que se encuentran en la pestaña Revisar de Word. Estas herramientas y comandos le permiten mejorar la calidad y profesionalidad de su documento, además de facilitar la colaboración. Estas herramientas facilitan la colaboración entre coautores y coeditores, ya que todos pueden revisar las sugerencias y comentarios, etiquetar a otros en los comentarios y agregar citas y referencias.
Ortografía y gramática
Antes de enviar o compartir cualquier documento en el entorno de trabajo, asegúrese de que esté lo más libre de errores posible. Puede hacerlo accediendo a las funciones del comando Ortografía y gramática en el menú Herramientas. El cuadro de diálogo que se muestra en la Figura 3.57 tiene la misma funcionalidad y diseño general que Word, y funciona de la misma manera, resolviendo cada incidencia individualmente.
Al igual que en Word, Docs ofrece a los usuarios la opción de agregar palabras a un diccionario personal para que el corrector ortográfico no las marque como errores. Para acceder al diccionario personal, vaya a la pestaña Herramientas y coloque el cursor sobre el comando Ortografía y gramática. En el menú desplegable que aparece, seleccione Diccionario personal. Desde allí, puede agregar palabras manualmente.
Citas y Explorar
Las citas son las que dan crédito a las fuentes. Las fuentes deben recibir crédito por contribuir a tu informe, pero también son vitales para evitar el plagio. Las citas aparecen en muchos tipos de documentos, desde trabajos académicos hasta planes de negocios. Como aprendiste en ” Navegando en Google Docs” , el comando “Explorar” de Google es una función automatizada que se usa junto con las citas. Word tiene un comando similar llamado “Búsqueda inteligente” , pero solo permite buscar en internet, no obtener citas generadas automáticamente.
Supongamos que tiene una lista de páginas web que utilizó como bibliografía para su informe de tendencias de mercado de WorldCorp. Sin la automatización, tendría que escribir manualmente el título, la dirección y la fecha del sitio web para cada fuente que cita, ya sea en una simple lista al final del informe, como una nota al pie o incluso en un documento aparte. Con la automatización (es decir, con el comando Explorar), esta tarea podría ser mucho más sencilla.
Mientras escribe el informe, puede citar la fuente y dejar que Docs se encargue del formato de la referencia. Puede citar la fuente como nota al pie o en el cuerpo del texto. Citar con notas al pie es muy fácil con Docs. Simplemente seleccione una oración o palabra y vaya al icono “Explorar” en la parte inferior de la página ( Figura 3.58 ).
Aparecerá una barra lateral donde podrá volver a buscar la fuente en Google ( Figura 3.59 ). Cuando encuentre el sitio referenciado, utilice la función de formato de citas de Google.
Luego, haga clic en Citar como nota al pie en la barra lateral de Explorar Búsqueda de Google ( Figura 3.60 ).
La herramienta Explorar agrega automáticamente la cita en una nota al pie, utilizando el formato de cita del manual de estilo de su elección ( Figura 3.61 ).
Modo de sugerencia
Cuando comparte el informe de tendencias del mercado con sus colegas para obtener sus comentarios, debe asegurarse de que las ediciones individuales de cada uno se capturen de una manera clara, similar al Control de cambios en Word. La forma de hacerlo es a través del modo Sugerencias , como se presentó en el capítulo Fundamentos de aplicaciones de software para empresas . Para activar el modo Sugerencias, vaya a la esquina superior derecha de la ventana Documentos y busque el menú desplegable que dice Edición. Al hacer clic en él, seleccione Sugerencias, como se muestra en la Figura 3.62 . En este modo, cada vez que agregue texto, este se rodeará con un corchete. Si elimina algo, el texto se tachará. Todos estos cambios estarán acompañados de un cuadro de comentario que muestra una marca de verificación o una cruz. Para aceptar el cambio, elija la marca de verificación; para rechazar, elija la cruz.
La clave para asegurar que tus compañeros puedan realizar estos cambios sugeridos desde el principio es asegurarte de que sepan que deben activar el modo Sugerencias al empezar a trabajar en el documento. Puedes informarles manualmente o compartir el documento con ellos en modo Solo comentarios seleccionando “Comentarista” al compartirlo.
Revisando las ediciones sugeridas
Quizás desee crear un documento que describa los procesos y el flujo de trabajo de los cambios en su documento, especialmente si varias personas trabajan en él. Quizás desee que su informe se edite en un orden determinado, quizás con diferentes niveles de acceso al documento. O bien, puede que desee que varias personas trabajen en él simultáneamente. Al final, dado que usted es la persona a cargo de la creación del informe, probablemente querrá revisar el resultado general, después de que otros hayan añadido todos los cambios, para poder aceptarlos o rechazarlos. Aquí es donde usará el comando “Revisar ediciones sugeridas” del menú Herramientas. Si el documento está repleto de sugerencias, podría ser difícil de leer, por lo que esta función es muy recomendable, ya que simplifica el proceso de revisión.
Como se muestra en la Figura 3.63 , el cuadro desplegable mostrará las opciones “Previsualizar Aceptar Todo” o “Previsualizar Rechazar Todo”. Esto es similar al cuadro combinado de la función Control de Cambios, que indica “Todas las Marcas” y “Sin Marcas”. Si selecciona “Previsualizar Aceptar Todo”, podrá ver el documento como si se hubieran aceptado todas las modificaciones sugeridas. Esto también facilitará la lectura del documento. Si está satisfecho con los cambios, puede seleccionar “Aceptar Todo”. Por el contrario, “Previsualizar Rechazar Todo” muestra el documento original anterior a esta versión, sin los cambios de la versión actual, ni corchetes ni tachados. De esta forma, puede controlar si el documento avanza correctamente o comunicarse con algunos colaboradores si hay algún problema con sus adiciones o modificaciones. Aunque esta función está disponible, no se recomienda simplemente aceptar o rechazar todas las modificaciones sugeridas del documento. Debe planificar revisar cada modificación sugerida a lo largo del documento y tomar decisiones sobre las modificaciones una por una. Puede revisar las modificaciones sugeridas individualmente utilizando las flechas arriba y abajo de la herramienta “Revisar modificaciones sugeridas” del menú Herramientas.
