Objetivos de aprendizaje
Al finalizar esta sección, usted podrá:
- Describe las principales características de Google Docs
- Aprende a crear un documento de Google en Google Drive
WorldCorp utiliza Microsoft Office y Google Docs para llevar a cabo sus actividades comerciales diarias. Estas actividades se realizan tanto con grupos internos como externos. Por ejemplo, podría compartir datos confidenciales de ventas con el departamento de marketing interno de WorldCorp, pero también compartir una versión de la misma información con menos datos con proveedores externos. Ambos programas ofrecen ventajas: Microsoft lleva décadas siendo el estándar de la industria en procesamiento de textos, hojas de cálculo y software de presentaciones, mientras que Google ofrece un diseño intuitivo y funciones colaborativas.
En esta sección, revisará su informe de tendencias de mercado, utilizando Docs en lugar de Microsoft Word para crearlo. Verá en qué se diferencia Docs de Word y cómo aprovecharlo al máximo.
Menús
Lo que las pestañas son para Word, los menús son para Docs. En Word, las herramientas que usamos para preparar documentos se organizan en pestañas y luego en grupos de comandos dentro de esas pestañas. En Docs, las herramientas se organizan en menús en lugar de pestañas. Hay algunas similitudes entre los nombres de los menús y las pestañas: por ejemplo, tienes la pestaña Insertar en Word y el menú Insertar en Docs. Docs también tiene una característica agradable y fácil de usar en la que las herramientas que se usan con más frecuencia, como algunas de las herramientas de alineación y las herramientas de fuente, están en una barra de herramientas debajo del menú. Esta barra de herramientas se llama barra de acción y es una barra de menú estática; no cambia, como la cinta de opciones de Word. Esto mantiene esas herramientas a mano para que sea más rápido y fácil para el usuario cambiar elementos en el documento. Muchas de las herramientas en la barra de acción son similares a lo que encontrará en la pestaña Inicio en Word. Los menús en Google se trataron con más detalle en el capítulo Fundamentos de aplicaciones de software para empresas , que trató los aspectos esenciales de los programas de Google.
Editar menú
Este menú es similar al menú Editar de Word. En la Figura 3.36 , puede ver que este menú incluye comandos como Seleccionar todo, Deshacer, Rehacer y Buscar y reemplazar. Al igual que en Word, el atajo de teclado Ctrl+Z deshace la última acción realizada, mientras que Ctrl+Y hace lo contrario: rehace lo deshecho con Ctrl+Z.
Consejo para Mac
En una Mac, estos comandos son Comando+Z y Comando+Y , respectivamente. Al usar la función Ctrl+ en una computadora Windows, la tecla de función correspondiente en una Mac será Comando.
Pegar sin formato es una herramienta útil para copiar y pegar solo texto, sin modificar el formato original (como fuente, tamaño o color). Esto es especialmente útil al copiar y pegar desde un correo electrónico o un sitio web.
Ver menú
El menú Ver contiene herramientas para ver el documento de diferentes maneras. Permite ver el archivo en tres modos diferentes: edición, sugerencias y lectura. También ofrece opciones para activar y desactivar elementos como la regla y los saltos de sección. El esquema del documento del menú Ver (Mostrar esquema) es similar al esquema del panel de navegación de Word ( Figura 3.37 ). Mostrar la barra de herramientas de ecuaciones permite agregar notación matemática. Mostrar saltos de sección permite ver dónde comienzan y terminan las secciones del documento. Por último, la vista de pantalla completa amplía el tamaño de la ventana para que se ajuste a toda la pantalla (no se ve el menú Inicio de Windows ni la barra de herramientas), y los bordes de la ventana son uniformes.
Insertar menú
El menú Insertar incluye muchas herramientas y funciones disponibles en Word; sin embargo, en Word, estos comandos se distribuyen en diferentes pestañas. Insertar imágenes, gráficos o tablas funciona igual en Docs que en Word, pero la inserción de dibujos es exclusiva de Docs. Con Docs, puedes insertar un dibujo y crearlo al instante o insertar uno ya guardado en Google Drive.
Desde el menú Insertar, también puede agregar características convencionales del documento, como notas al pie, encabezados, saltos de página, marcadores y caracteres especiales ( Figura 3.38 ). También puede insertar ecuaciones matemáticas con el comando Ecuación. Encontrará algunas diferencias entre los programas y cómo gestionan estas funciones.
Menú Formato
El menú Formato, que se muestra en la Figura 3.39, permite dar formato a texto, párrafos, sangrías, interlineado, columnas y listas. Aquí también se formatean los encabezados y pies de página, los números y el lienzo horizontal o vertical. Al igual que en Word, el usuario debe seleccionar el área de texto que desea modificar y luego seleccionar la herramienta necesaria. Además, las tablas insertadas con las herramientas del menú Insertar se pueden estilizar para lograr un aspecto profesional con las herramientas de formato disponibles, como el ajuste del sombreado, los bordes y la fuente de las celdas.
Menú Herramientas
El menú Herramientas tiene algunas funciones interesantes que Word no tiene, como el comando Explorar . El comando Explorar es una función única en el conjunto de programas de Google que utiliza el aprendizaje automático para ofrecer sugerencias y predecir qué información podría necesitar mientras crea archivos. Por ejemplo, el comando Explorar le permite buscar en la web las citas que tiene pero necesita completar, o las referencias que no tiene y desea encontrar. También puede sugerir otros documentos y hojas de cálculo que posee o en los que se comparten que pueden referenciarse o conectarse a su documento actual. El comando Explorar también puede sugerir imágenes que podrían estar conectadas con lo que está trabajando actualmente. Estas imágenes pueden ser de sus archivos o de imágenes en la web. Tanto las citas como las referencias se formatearán en el manual de estilo de su elección, por ejemplo, APA o MLA. Las herramientas para revisar la ortografía, la gramática y el recuento de palabras funcionan de manera similar a Word. Aprenderá más sobre el comando Explorar en Edición y revisión colaborativas en Google Docs .
Docs también incluye una herramienta para el seguimiento de cambios, similar al Control de Cambios de Word. Esta herramienta, disponible mediante un menú desplegable en la esquina superior derecha de la ventana del documento, permite al usuario elegir entre Edición (edición normal del documento), Sugerencias (seguimiento de los cambios) y Visualización (solo lectura), como se muestra en la Figura 3.40 .
En el menú Herramientas ( Figura 3.41 ), puede seleccionar “Revisar ediciones sugeridas”, que le permite verlas una por una y decidir si desea aceptarlas o rechazarlas. El menú Herramientas también contiene la ventana Preferencias, que ofrece algunas opciones generales para sus documentos, como el uso de comillas tipográficas y mayúsculas automáticas. (En Word, las Preferencias se encuentran en el menú Archivo, que se explica en el capítulo ” Fundamentos de aplicaciones de software para empresas” ).
Creando un documento
Vamos a empezar creando nuestro informe de tendencias de mercado, empezando con la información del análisis de la industria. La forma más directa de crear un nuevo documento es iniciar sesión en Google Drive. Una vez que esté en Drive, puede crear un nuevo documento seleccionando el signo más Nuevo, como se explica en el capítulo sobre Fundamentos de las aplicaciones de software para empresas . A continuación, elija Google Docs de la lista.
Esto abrirá automáticamente una nueva ventana con un documento en blanco. También puede pasar el cursor sobre la flecha a la derecha del icono de Google Docs y elegir Documento en blanco o Desde una plantilla para crear el nuevo archivo. Como alternativa, una vez en Drive, puede crear un nuevo documento seleccionando el icono de Google Apps, como se muestra en la Figura 3.42 .
Esto abrirá un menú desplegable y elegirá la aplicación a la que acceder, en este caso sería Docs para la aplicación de procesador de textos de Google. Aparecerá una nueva pestaña en su navegador con Docs. Aquí, puede elegir abrir desde documentos recientes o crear un nuevo documento ya sea desde una plantilla o un archivo completamente nuevo (eligiendo en blanco).
Si selecciona el primer icono, “En blanco”, Docs abrirá un lienzo en blanco, similar a cómo Word abre sus documentos en blanco. También puede crear un documento nuevo usando una plantilla. Hay muchos tipos de plantillas predeterminadas en la Galería de plantillas de Docs, incluyendo currículums, cartas, propuestas de proyectos, notas de trabajo, folletos, boletines, acuerdos legales y varias plantillas de documentos educativos (como ensayos, informes, apuntes de clase y planes de lecciones).
