Objetivos de aprendizaje
Al finalizar esta sección, usted podrá:
- Acceder y utilizar funciones de control de versiones en Google Docs
- Acceder y utilizar las funciones de control de versiones en Microsoft Word
Esta sección profundiza en una función de Microsoft Word y Google Docs llamada control de versiones . El control de versiones se refiere a la tecnología mediante la cual los programas almacenan múltiples iteraciones de archivos hasta que se aprueban y guardan. En esencia, se mantienen varias versiones editadas del archivo en un servidor en línea, además del documento original. La tecnología de control de versiones le brinda la tranquilidad de saber que su documento original está guardado en algún lugar y que cualquier cambio deberá ser aceptado (aprobado) antes de guardar el documento final.
El control de versiones de Docs ofrece muchas opciones intuitivas, ya que permite ver claramente todos los cambios realizados en cada versión, así como las marcas de tiempo de su creación. Con esta tecnología, su equipo puede editar un documento simultáneamente y todos verán los cambios realizados y los que se realizaron antes de empezar a trabajar con él. También podrán ver cuándo otros colaboradores añaden o editan el texto. Compartir las vistas del documento aumenta la responsabilidad en el trabajo sobre la versión final. Permite mejorar la comunicación sobre el fundamento de las sugerencias al usar comentarios. En Word, hay menos opciones para acceder y usar las funciones del historial de versiones, pero existen si mantiene sus documentos almacenados en OneDrive , el servicio en la nube de Microsoft , o en un servidor de SharePoint .
Al crear el informe de tendencias del mercado, enviará el borrador al personal clave de varios departamentos para que contribuyan al informe. El uso de estas funciones de colaboración facilitará el avance del documento en cada etapa hacia un informe final preciso.
Control de versiones en Docs
Con el control de versiones, ya no tendrá que preocuparse por perder sus archivos si se agota la batería de su portátil. No tendrá que preocuparse si su programa se cierra repentinamente antes de que haya tenido la oportunidad de guardar el último párrafo que escribió. Docs tiene una función que, siempre que esté conectado a Internet, guarda automáticamente cada cambio que realice en el archivo. No hay un comando Guardar o Guardar como porque Docs guarda constantemente en Google Drive, que crea historiales de versiones. Puede acceder a este historial de versiones yendo al menú Archivo, pasando el cursor sobre Historial de versiones y seleccionando Ver historial de versiones. Aparecerá una barra lateral a la derecha, como se muestra en la Figura 3.64 , que enumera muchas versiones del archivo, cada una con una marca de tiempo y el nombre de la persona o personas que lo usaron en el momento en que se guardó. Con esta función de Docs, no es necesario guardar varios borradores del mismo documento. Una forma alternativa de acceder al historial de versiones es hacer clic en la barra de título que dice “Última edición fue…”.
Para ver rápidamente los cambios en un archivo, Docs cuenta con la alerta ” Ver nuevos cambios” . Esta alerta aparece donde suele aparecer la fecha, junto al menú Ayuda. Si la seleccionas, podrás ver los cambios recientes de otros editores; en concreto, todos los cambios que no has visto desde la última vez que abriste el archivo. Esta función es útil para ver rápidamente y fácilmente los cambios de los colaboradores sin tener que acceder al historial de versiones.
Aplicación en el mundo real
¿Es la transparencia siempre la opción correcta?
El modo Sugerencias de Docs y el Control de Cambios de Word tienen el mismo propósito: ambos ayudan a los equipos a colaborar y compartir documentos. Estas funciones también ayudan a los equipos a controlar la gramática, el uso, el estilo, las directrices y las inexactitudes o errores de contenido del documento. Google registra automáticamente la cadena de eventos de adición o edición de texto por hora y colaborador, rastreando quién realizó cada cambio y cuándo. Con la herramienta del modo Sugerencias y el historial de versiones de Docs, la persona a cargo del documento o el equipo puede supervisar el progreso del documento y aumentar la eficiencia y la velocidad de su finalización.
Al compartir documentos entre un cliente y un proveedor, podrían surgir inquietudes sobre el acceso a toda la información del documento o al historial de versiones. De igual manera, un supervisor podría no querer que un empleado vea los comentarios y las modificaciones en un documento que resume su desempeño laboral y la propuesta de aumento salarial hasta que esté listo para presentárselo. Esta información podría ser importante para el departamento de recursos humanos, pero no es necesario compartirla con el empleado. Por lo tanto, si bien el modo Sugerencias y el Control de Cambios pueden contribuir a la transparencia y la rendición de cuentas, también puede ser problemático si la información se comparte con el público equivocado o antes de que el documento esté listo para compartirse con otros.
Ahora piensa en diferentes circunstancias de tu vida en las que el seguimiento de cambios y el historial de versiones podrían ser útiles, perjudiciales o ambas cosas. ¿Cómo almacenarías tus diferentes versiones?
Versiones de navegación
En Docs, todas las versiones de un mismo archivo se organizan por fecha, con la más reciente al principio ( Figura 3.65 ). La versión superior del historial es la más reciente y está abierta por defecto. Puede consultar la fecha de la versión actual en la barra de título, junto al nombre del archivo. Puede consultar el nombre del colaborador que realizó las modificaciones por su nombre en la parte inferior de la marca de tiempo, pero también por el color del círculo junto al nombre, ya que cada colaborador tendrá un círculo de color diferente. Si varias personas trabajaron en el archivo, sus nombres de usuario aparecerán debajo de la marca de tiempo, junto con su círculo de color en el lateral.
Los cambios en las versiones se muestran resaltados, de forma similar a la función Control de cambios de Word. Sin embargo, a diferencia de Control de cambios, los cambios de cada editor no se identificarán con un color diferente. Solo se resaltarán los cambios generales. Si desea saber quién realizó los cambios, pase el ratón sobre el texto que desea consultar y aparecerá el nombre del colaborador. Si no desea ver este resaltado, ya que puede distraer, desmarque la opción “Mostrar cambios” en la parte inferior de la barra lateral.
Versiones de nombres
En Docs, las versiones no tienen nombre; simplemente muestran una marca de tiempo. Si te gusta una versión y quieres guardarla para futuras consultas, o si quieres guardarla porque muestra el progreso del archivo, selecciónala y asígnale un nombre específico para que sea fácil de encontrar. Selecciona los tres puntos junto a la marca de tiempo y aparecerá un menú contextual donde puedes elegir “Nombre de la versión”, como se muestra en la Figura 3.67 . Al terminar de escribir el nombre, la marca de tiempo seguirá apareciendo, pero encima estará el nombre de la versión. Esto mantendrá un registro de los cambios importantes en una colaboración.
Para nombrar la versión actual, vaya al menú Archivo, luego a Historial de versiones y, a continuación, a Nombre de la versión actual. A continuación, escriba el nombre de esta versión en el cuadro de diálogo y haga clic en Guardar.
Después de terminar el documento, es posible que haya asignado un nombre a algunas versiones y que solo desee ver las versiones con nombre en la barra lateral del Historial de versiones. Puede activar y desactivar las versiones no identificadas en la parte superior de la barra lateral con la opción “Mostrar solo versiones con nombre”, como se muestra en la Figura 3.68 .
Hacer una copia de una versión
Para hacer una copia de una versión, también usará el menú contextual de la versión específica. El menú ofrece la opción de hacer una copia, con la que puede crear un nuevo archivo independiente a partir de este documento. (Es como “Guardar como” en Word, donde puede guardar una versión con un nombre de archivo diferente). Si usa el comando “Nombrar esta versión”, no creará un archivo independiente; seguirá siendo el mismo documento. Sin embargo, en algunas situaciones puede ser mejor tener archivos separados con nombres descriptivos, como lo haría con diferentes versiones guardadas de un documento en Word. Muchas empresas tienen convenciones de nomenclatura de archivos para facilitar el seguimiento de las versiones, como “proyecto#_nombre_documento, ver#”, seguido de las iniciales de los colaboradores que realizaron los cambios (p. ej., “WC05_Market_Trends_Report_ver1_AC”).
Tener copias del mismo archivo, pero en diferentes versiones, es una opción si desea descargarlas al escritorio o al disco duro de su empresa, en lugar de guardarlas en línea. Tener una versión diferente también puede ser útil si desea enviarla a un cliente o a un tercero. Al crear una copia de cualquier versión de un documento, se guarda como un nuevo documento, sin el historial de versiones adjunto. Los comentarios y sugerencias tampoco se copian.
Es posible que, en algún momento, desee conservar parte del contenido de una versión anterior, pero no todo el documento. En ese caso, puede ir a la versión anterior y buscar la información que desea conservar, hacer clic derecho para abrir el menú contextual y seleccionar Copiar. A continuación, vaya a la versión más reciente, coloque el cursor donde desee guardar los párrafos recuperados y haga clic derecho en el menú contextual Pegar. Esto conservará la versión más reciente y agregará los párrafos antiguos.
Además de guardar una copia mediante el menú contextual de los tres puntos, hay otros comandos disponibles en la lista de versiones. En la parte superior de la ventana de cada versión, hay dos comandos diferentes: ampliar e imprimir, como se muestra en la Figura 3.69 . Algunas personas prefieren tener copias impresas de los documentos para archivarlos.
Restauración de versiones
Puede haber casos en los que desee volver a una versión anterior del documento. Esto se denomina restauración de versión . Esto puede ocurrir por diversas razones. Por ejemplo, podría darse cuenta de que información clave que ahora necesita se encontraba en una iteración anterior del documento. Su equipo también podría acordar que sería preferible una versión anterior después de realizar modificaciones adicionales. Esta función de control de versiones en Docs le ofrece la seguridad de que, incluso si un documento ha pasado por varias etapas, el trabajo previo no se pierde y se puede acceder a él mediante Restaurar.
En la ventana principal, donde se leen las versiones, hay una notificación en la esquina superior derecha que muestra el número de ediciones de esa sesión, como se muestra en la Figura 3.70 . Junto al número de ediciones hay dos flechas; estas son botones para ver los cambios de la sesión. El primer cambio de la sesión del 6 de mayo a las 18:19 fue la fecha del informe de marketing.
También puede restaurar una versión sin que aparezca en la ventana principal seleccionando los tres puntos junto a la versión y seleccionando “Restaurar esta versión”. La versión más reciente dejará de ser la actual, ya que la anterior la reemplaza.
Si después de revisar cada cambio decide que una de las versiones anteriores es mejor que la actual, puede seleccionar el botón grande Restaurar esta versión en la parte superior de la ventana ( Figura 3.71 ).
Tenga en cuenta que la cantidad de versiones que se muestran en la barra lateral no incluye todas las versiones disponibles. Si accede a la barra lateral, verá que las marcas de tiempo suelen estar separadas por un cierto tiempo, como se puede ver en la Figura 3.72 . Esto significa que hay versiones ocultas de cuando se realizó la edición. Cada versión contiene muchos cambios que se produjeron con segundos o minutos de diferencia. Puede acceder a estos microcambios en cada sesión haciendo clic en el triángulo a la izquierda de la versión.
Para ver rápidamente los cambios en un archivo, Docs cuenta con la alerta ” Ver nuevos cambios” . Esta alerta aparece donde suele aparecer la fecha, junto al menú Ayuda. Si la seleccionas, podrás ver los cambios recientes de otros editores; en concreto, todos los cambios que no has visto desde la última vez que abriste el archivo. Esta función es útil para ver rápidamente y fácilmente los cambios de los colaboradores sin tener que acceder al historial de versiones.
